Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Zeitgleich GmbH, Werderstraße 69, 28199 Bremen, vertreten durch den Geschäftsführer Jan Runkel. E-Mail: info@zeitgleich.de, Telefon: +49 421 52404463. Weitere Angaben im Impressum. Eine Datenschutzbeauftragte ist nicht bestellt; die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG liegen nicht vor.

2. Zwei Rollen: Website und Anwendung

Für die Website clocken.de und die Registrierung ist die Zeitgleich GmbH Verantwortliche. Für die Zeiterfassungsdaten der Mitarbeitenden ist die jeweilige Firma (Arbeitgeber) Verantwortliche; die Zeitgleich GmbH verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO. Firmen schließen bei der Registrierung einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, den wir auf Anfrage in Textform bereitstellen.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Konto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Zeitpunkt der Anmeldung. Firma: Name, Bundesland, Einstellungen. Mitarbeitende: Stammdaten (Name, Personalnummer, Eintritt, Austritt, Arbeitszeitmodell, Urlaubsanspruch), Arbeitszeiten (Beginn, Ende, Pausen, Projekte), Abwesenheiten (Art, Zeitraum, ob eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt – keine Diagnosen), Anträge und Entscheidungen, Änderungsprotokoll. Technisch: IP-Adresse, Zeitpunkt, Browser und Gerät in Server-Protokollen; bei der Desktop-App Gerätename und API-Schlüssel.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bereitstellung und Betrieb der Anwendung sowie Registrierung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Arbeitszeiterfassung durch die Firma: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 16 Abs. 2 ArbZG und § 26 BDSG. Sicherheit und Missbrauchsabwehr (Protokolle, Rate-Limits): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. E-Mails zur Kontobestätigung, zum Zurücksetzen des Passworts, zu Einladungen und Freigaben sind Bestandteil des Dienstes.

Angaben zum Konto und zur Firma – Name, Kontaktdaten sowie Art und Umfang der Nutzung – verwenden wir außerdem, um mit Ihnen über Clocken in Kontakt zu treten und den Dienst auszuwerten und weiterzuentwickeln (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, für E-Mail an bestehende Nutzerinnen § 7 Abs. 3 UWG; Einzelheiten in den AGB, Ziffer 6). Dem können Sie jederzeit formlos widersprechen, etwa an info@zeitgleich.de. Die Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten der Beschäftigten sind davon ausgenommen: Sie werden ausschließlich nach Weisung der Firma verarbeitet. Auswertungen über einzelne Firmen hinaus entstehen nur zusammengefasst oder anonymisiert.

5. Hosting und Empfänger

Die Anwendung läuft auf Servern der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, im Rechenzentrum in Deutschland. E-Mails werden über einen eigenen Mailserver auf demselben System versendet. Weitere Empfänger gibt es nur, wenn eine Firma Exporte (z. B. DATEV-Dateien) selbst herunterlädt und weitergibt. Es findet keine Übermittlung in Drittländer statt.

6. Speicherdauer

Zeiterfassungsdaten, Abwesenheiten und Änderungsprotokolle werden nach Ablauf der von der Firma eingestellten Aufbewahrungsfrist gelöscht (Standard drei Jahre nach Jahresende, mindestens zwei Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG). DATEV-Exportdateien werden sechs Jahre aufbewahrt (§ 147 AO). Konten werden auf Anfrage gelöscht, sobald keine Firmenmitgliedschaft mit laufender Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Server-Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht.

7. Cookies und lokale Speicherung

Die Website setzt nur technisch notwendige Cookies: das Sitzungs-Cookie nach der Anmeldung. Die Anwendung speichert die Darstellung (hell/dunkel) im Browser. Es gibt kein Tracking, keine Analyse-Dienste, keine Werbung und keine Drittanbieter-Skripte. Schriftarten werden vom eigenen Server ausgeliefert.

8. Desktop-App

Die Mac-App speichert Server-Adresse, API-Schlüssel und noch nicht übertragene Stempelungen lokal auf dem Gerät und überträgt sie an den Server. Der API-Schlüssel kann in der Web-App jederzeit widerrufen werden.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Für Zeiterfassungsdaten wenden Sie sich an Ihre Firma als Verantwortliche; wir unterstützen sie dabei. Anfragen zu Website und Konto richten Sie an info@zeitgleich.de. Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu; für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen, Arndtstraße 1, 27570 Bremerhaven.

10. Sicherheit

Verschlüsselte Übertragung (TLS), Passwörter nur als Hash, unveränderbare Aufzeichnungsprotokolle, Zugriff nach Rollen und Zuständigkeit innerhalb der Firma, regelmäßige Sicherungen.